Privacy verklaring

Versie: 20 mei 2018

Bescherming persoonsgegevens

Je privacy is voor Trouilliez van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat je gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze altijd netjes gebruiken.

Trouilliez verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben.
Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige klanten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers.

Trouilliez slaat de persoonlijke gegevens op in een database in een beveiligde omgeving. Alle nodige maatregelen zijn getroffen zodat deze omgeving niet toegankelijk is voor ongeautoriseerde personen. Deze informatie wordt niet doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden.

Het betreft de volgende gegevens

  • Algemeen
    • Voor- en achternaam: voor communicatie i.f.v. de gevraagde diensten
    • Adres en woonplaats (van het bedrijf of van een particuliere klant): voor het opsturen van documenten (vb. facturen) of het leveren van de gevraagde diensten.
    • Telefoonnummer, fax,  mobiel telefoonnummer: voor directe communicatie i.f.v. de gevraagde diensten
    • E-mailadres: voor meer uitgebreide communicatie i.f.v. de gevraagde diensten
    • Functie of dienst binnen het bedrijf: om te weten wie we moeten aanspreken afhankelijk van de situatie
    • BTW-nummer en andere gegevens die noodzakelijk zijn om haar administratie bij te houden, betaling te bekomen van de door haar geleverde diensten, betaling uit te voeren aan medewerkers of leveranciers en anderzijds rust er een wettelijke verplichting op Trouilliez om haar boekhouding te voeren. 
  • Bijkomende klantgegevensverwerking (onderstaande verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met onze klant)
    • Documenten met analyses, beschrijvingen van processen, communicatie (bv. e-mails) en alle andere documenten die nodig zijn om de oplossing die we bieden en waarvoor we verantwoordelijk zijn correct te kunnen ontwikkelen/beheren/onderhouden.
  • Rekruteringsdoeleinden
    • Trouilliez verzamelt persoonsgegevens met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers. Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de toestemming van de kandidaat-werknemer en anderzijds ons gerechtvaardigd belang om de geschikte kandidaat voor een positie aan te werven.
  • Websitebezoek
    • Wij ontvangen gegevens die wij krijgen op basis van jouw bezoek aan onze website. Voorbeelden hiervan zijn cookies. Deze gegevens gebruiken wij om een beter beeld te krijgen van onze bezoekers en om onze dienstverlening en website te ontwikkelen en aan te passen aan je persoonlijke voorkeuren. Hier kan je onze cookie verklaring terugvinden.
    • Op de site gebruiken wij Google Analytics om de werking van de site te kunnen analyseren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te delen met derden noch te gebruiken voor andere Google diensten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd: jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven.

Als je vragen hebt, of je wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact op met Trouilliez (zie onderstaande contactgegevens).

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt. Om de juiste bewaartermijn te bepalen houden we rekening met de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de persoonsgegevens, de reden waarvoor we ze verwerken en of we die doelen op andere manieren kunnen bereiken.

We moeten ook rekening houden met perioden waarvoor we mogelijk persoonsgegevens moeten bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (bijv. met betrekking tot facturatie en boekhouding) of voor het behandelen van klachten, vragen en voor het beschermen van onze wettelijke rechten in het geval van een claim.

Wanneer we jouw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, zullen we deze veilig verwijderen of vernietigen. We houden ook rekening met hoe we in de loop van de tijd de persoonsgegevens die we gebruiken kunnen verminderen en of we jouw persoonsgegevens kunnen anonimiseren, zodat deze niet langer aan jou gekoppeld kunnen worden of je kunnen identificeren en in dat geval kunnen we deze informatie gebruiken zonder verdere kennisgeving aan jou. 

Contactformulier

Met het contactformulier kun je ons vragen stellen of aanvragen doen.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen

Wij geven je persoonsgegevens onder geen enkele voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als een overheidsinstantie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Direct marketing

Wij willen jou graag reclame/nieuwsbrieven sturen over aanbiedingen en nieuwe/vernieuwde producten of diensten. Dit doen wij:

  • per e-mail
  • via social media

Het versturen van mailings naar onze klanten behoort tot ons gerechtvaardigd belang. Het is zowel in jouw als in ons belang dat je als klant op de hoogte wordt gehouden van onze activiteiten en nieuwe diensten. Je kunt op ieder moment bezwaar maken tegen deze reclame/nieuwsbrieven. Je kunt ons blokkeren of contact met ons opnemen om aan te geven dat je in de toekomst geen reclame/nieuwsbrieven meer wenst te ontvangen (zie onderstaande contactgegevens).

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Ons privacybeleid kan van tijd tot tijd worden herzien en eventuele wijzigingen in het beleid worden via e-mail aan u meegedeeld of een publicatie op onze website.

Inzage, wijzigen en verwijderen van je gegevens

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen (zie onderstaande contactgegevens). Let wel: eens een bestelling geplaatst, is het achteraf niet mogelijk om de facturatiegegevens aan te passen of te verwijderen.

Je hebt de volgende rechten:

  • uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
  • inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben
  • het laten corrigeren van fouten
  • het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
  • intrekken van toestemming
  • bezwaar maken tegen een bepaald gebruik

Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Klacht indienen

Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
commission@privacycommission.be

Indien je nog vragen hebt over ons privacybeleid, gelieve contact op te nemen (zie onderstaande contactgegevens).